Идва краят на бумащината в HR отделите
Как електронното трудово досие трансформира HR процесите, споделеният опит от БОРИКА АД
Днес дигитализацията ускорено навлиза на работното място във всички процеси и звена, за да даде повече ефективност и устойчивост. А динамиката показва, че онези компании, които се забавят да модернизират работата си, вероятно ще загубят сериозно конкурентно предимство.
В областта на човешките ресурси вече се усеща натиск в тази посока, наложен не само от навлизането на хибридната и дистанционна форма на работа, но и с цялостната трансформация на бизнесите и смяната на поколенията. Това означава на първо място умно управление и автоматизация на традиционните аналогови процедури по управлението на хора. Сред процесите, отнемащи най-много време и административен капацитет на HR екипите се откроява поддържането и актуализирането на документация, свързана с трудовите правоотношения със служителите.
Решението
Електронното трудово досие не само дигитализира огромните архиви от данни и документи, но и ги прави лесни за актуализация, управление и анализ. То заменя традиционните хартиени документи и изпраща в историята тромавите административни процеси и бумащина в управлението на човешките ресурси. Това помага на компаниите да рационализират работата, като в същото време спестяват разходи, подобряват точността и сигурността на данните, и дава възможност на мениджмънта да взима по-ефективно решения за организацията и да се фокусира върху стратегическите аспекти от дейността.
БОРИКА - един от лидерите в предоставянето на удостоверителни услуги у нас успешно внедри решението електронно трудово досие, на база електронна идентификация и отдалечено подписване на документи.
Каква информация съхранява електронното трудово досие?
Електронното трудово досие представлява дигитална платформа, която съхранява и управлява информацията, свързана със служителите и техните трудови правоотношения. Софтуерното решение автоматизира и улеснява по-голяма част от HR процесите, свързани с управлението на екипи - назначения, преназначения, актуализация на документи - договори, анекси, споразумения, отпуски и болнични и други.
Целият този масив от данни, организиран в интелигентна система за удобно подреждане, търсене и лесен достъп, отговаря на всички нормативни изисквания. А сигурността и защитата на личните данни са подсигурени в няколко степени по отношение на достъпност и съхранение.
Какви са ползите за работодателя и служителите?
Експертите от БОРИКА посочват няколко важни аспекта от внедряването на електронното трудово досие както за компаниите, така и за служителите:
Спестява пари и време. С използването на дигиталната платформа отпада необходимостта от разпечатване на купища бумащина, поддържането на физически архив в специално помещение и пр. В допълнение на преките разходи сериозно намаление се отчита и в косвените разходи, свързани с работата на HR екипите по управление на тези процеси. Отпадат също редица логистични разходи, които при компании с множество офиси и хибриден модел на работа, могат да са доста големи.
С умното управление на всички тези документи в пъти се съкращава времето за обработка и актуализация. Електронното трудово досие предлага опции за групово подписване и автоматизирано делегирано подписване посредством приложението B-Trust Mobile - изключително полезна функционалност за мениджърите в компанията, на които често се налага да преглеждат и подписват еднотипни документи за голяма кохорта служители.
Осигурява защита и сигурно съхранение на информацията. Физическият архив на трудовите правоотношения изисква специални помещения с противопожарни и други системи, оторизиран достъп и пр. Дигиталният архив прави всичко това много по-сигурно, подобрявайки поверителността на данните. Информацията се съхранява на защитени сървъри с различни възможности за back-up на документацията. И докато при физическо помещение организирането на различни нива на достъп спрямо функциите и позицията на служителите е невъзможно, то в дигитална среда това се управлява и проследява изключително лесно с помощта на асоциирането на роли и двуфакторна автентикация. Това позволява много по-сериозна защита от неоторизиран достъп и дава възможност компаниите да съблюдават законовите изисквания по GDPR доста по-ефективно.
Достъпност и дистанционна работа. Електронното трудово досие може да бъде достъпно от всяка точка при съответната автентикация и разрешения - както от страна на HR специалистите и мениджмънта, така и на конкретния служител. Това прави системата изключително полезна при компании в дистанционна или хибридна форма на работа или такива, притежаващи множество офиси и точки на дейност. Специалистите по човешки ресурси и мениджърите могат да обработват информация за служителите от разстояние, подобрявайки сътрудничеството и гъвкавостта в процеса.
Всеки служител също има достъп до информацията в своето трудово досие, което прави комуникацията с компанията много по-прозрачна.
Предоставя удобство, бързина и достъп. Цифровите записи позволяват да бъдат оптимизирани и автоматизирани повтарящи се задачи. Отделите по човешки ресурси лесно търсят и актуализират данните на служителите, администрират различни процеси с минимални усилия, освобождавайки време за по-стратегически инициативи в областта на човешките ресурси.
Електронното трудово досие съхранява по интуитивен и добре организиран за анализ начин информация за всеки служител, свързана с неговата заетост и кариерен път в организацията. Така платформата може ефективно да се превърне в полезен аналитичен инструмент за управление на рисковете и възможностите, свързани с човешкия капитал на организацията.
Подобрява точността на данните. Автоматизираните функции за въвеждане, валидиране и подписване помагат за поддържането на точна и актуална информация за служителите. Електронните системи силно ограничават възможността за човешка грешка и несъответствие в данните, които често се случват при ръчно водене и управление на масивите.
Може да се интегрира с други HR системи и с услуги за електронно подписване на документи. Решението може да бъде интегрирано в различни системи и софтуери, които екипите по управление на човешките ресурси използват в своята работа. Електронният подпис за отдалечено подписване на документи, който служителят получава безплатно, му спестява административна тежест, като освен това дава възможност за използването му и за други лични нужди.
Не на последно място, решението напълно покрива всички нормативни изисквания за трудово-правните отношения и дигиталното взаимодействие със служителите, осигурявайки прозрачност, проследимост и спокойствие както за компаниите, така и за работещите.
Повече информация за ползите от внедряването на електронното трудово досие във вашата компания, вижте в специалното видео с Емилия Иванова, ръководител отдел "Човешки ресурси" в БОРИКА АД
Материалът е изготвен в партньорство с БОРИКА АД
НАЙ
Експерт: 80 млрд. лева в дюшеци, кутии за обувки може да изгорят, ако не излязат на светло
Световен букмейкър обяви, че напуска България заради новото законодателство за хазарта
Adidas сваля цените на свои маратонки до 60-80 евро
Кандидатствам за нова работа и никъде не ме канят на интервю: Какво да направя
Експерт: 80 млрд. лева в дюшеци, кутии за обувки може да изгорят, ако не излязат на светло
Световен букмейкър обяви, че напуска България заради новото законодателство за хазарта
ЕС разследва за дъмпинг вноса на китайска ламарина
Кандидатствам за нова работа и никъде не ме канят на интервю: Какво да направя